Dokumentasi SMM
ISO 9001:2008
I.
PENDAHULUAN
Standar sistem mutu, yaitu ISO 9001:2008 telah diluncurkan dan dikenal
dengan ISO 9001:2000 "Quality
Management Systems " (QMS) atau Sistem Manajeman Mutu (SMM). Sistem Manajemen Mutu merupakan versi terbaru dari seri ISO
9000:2008 yang diluncurkan pada tahun 2008 merupakan revisi dari versi
sebelumnya yaitu ISO 9000:1994.
Dalam SMM dokumen dan rekaman
merupakan persyaratan yang harus dipenuhi untuk mendaptkan sertifikasi ISO
9001:2008. Pengendalian
dokumen sekarang ini telah dan masih
menjadi unsur kunci di dalam standar Sistem Manajemen Mutu
(SMM). Tanpa pengendalian dari
prosedur dan rekaman yang handal, suatu
integritas SMM institusi/perusahaan akan gagal dalam bisnisnya .Dokumen dan
rekaman adalah sistem yang harus
dipatuhi dan akan diaudit.
II. DOKUMEN SMM ISO 9001:2008
2.1
Persyaratan
Dokumen
Sesuai
dengan pasal 4.2 dalam ISO 9001:2008,
persyaratan dokumentasi secara umum adalah sebagai berikut (4.2.1)
Dokumentasi
sistem manajemen mutu harus meliputi :
a)
pernyataan
terdokumentasi dari kebijakan dan sasaran mutu
b) manual
mutu
c)
prosedur
terdokumentasi dan catatan yang dibutuhkan oleh standar internasional, dan
d)
dokumen,
catatan yang ditetapkan organisasi yang penting untuk memastikan perencanaan,
operasi dan pengendalian yang efektif
dari proses-proses.
Catatan 1: Bila istilah “prosedur terdokumentasi” tampak dalam Standar Internasional ini,
maka berarti bahwa prosedur ditetapkan, didokumentasikan, dijalankan dan
dipelihara. Suatu dokumen tunggal dapat mengidentifikasikan persyaratan untuk
satu atau lebih prosedur. Suatu pernyataan untuk satu prosedur yang
terdokumentasi dapat mencakup 1 atau lebih dokumen.
Catatan 2: Cakupan pendokumentasian sistem manajemen
mutu (SMM) dapat berbeda dari satu organisasi ke organisasi yang lain karena :
a)
ukuran organisasi dan jenis kegiatannya.
b)
Kerumitan proses dan
interaksinya, dan
c)
Kompetensi karyawannya.
Catatan 3: Dokumentasi dapat berupa media apapun
Untuk pengendalian dokumen
(4.2.3) disebutkan bahwa : dokumen yang diminta oleh sistem manajemen
mutu harus dikendalikan. Rekaman/Catatan
adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut
persyaratan yang diberikan dalam 4.2.4.
Harus ditetapkan suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan
pengendalian yang diperlukan.
a. Untuk
menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan.
b. Untuk
meninjau dan memutakhirkan seperlunya dan menyetujui ulang dokumen.
c.
Untuk
memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen yang
ditunjukkan
d.
Untuk
memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat
pemakaian.
e. Untuk
memastikan dokumen selalu dapat dibaca
dan mudah dikenali
f. Untuk
memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya
dikendalikan.
g. Untuk
mencegah pemakaian tak disengaja dari dokumen kadaluarsa dan membubuhkan
identifikasi agar mampu telusur bila disimpan untuk tujuan apapun.
Sesuai dengan pasal 4.2.4 tentang
Pengendalian rekaman. Rekaman harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan
bukti kesesuain pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen
mutunya. Rekaman harus tetap mudah dapat
dibaca, siap ditunjukkan dan diambil.
Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang
diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa
simpan dan pembuangan rekaman.
2.2
Jenis
Dokumen SMM ISO 9001:2008
Dalam
rangka memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008, Sekolah sebagai suatu institusi membutuhkan
dokumen-dokumen yang dipersyaratkan ,sebagaimana yang dipaparkan berikut ini :
Dokumen
yang dipersyaratkan;
Kebijakan
Mutu dan Sasaran mutu
Dokumen
tingkat I : Pedoman
Mutu
Dokumen
tingkat II : Prosedur Mutu
Dokumen
tingkat III : Instruksi Kerja
Dokumen
tingkat IV : Dokumen pendukung rekaman
Kebijakan
mutu dan sasaran mutu merupakan dokumen tingkat I, yang dapat menyatu atau
terpisah dari dokumen Pedoman Mutu.
------------------------------------------------------------------------
SMK MUHAMMADIYAH 4 YOGYAKARTA
Suryodiningratan MJ II/862 Yogyakarta 55141 Telp. (0274) 384992
